Как облегчить работу в бухгалтерии?

Здравствуйте! Хочу спросить совета у форумчан понимающих в бизнесе и бухгалтерии: недавно устроилась на работу бухгалтером на автотранспортное предприятие. Нагрузка увеличилась в разы по сравнению с предыдущим местом работы. Очень много отчетности: горы чеков подтверждающих оплату топлива, счета, накладные… Подскажите, есть ли какие-нибудь способы автоматизировать процесс, либо еще как-нибудь снизить нагрузку.

Буду очень благодарна за информацию.

 

Нанять второго бухгалтера.

Можно распределить ответственность по вводу данных в программу (если штат позволяет).

Допустим, авансовые отчеты вводят секретари, счета на оплату - финансисты, приход материалов на склад - снабженцы и кладовщики, реализация - отдел продаж и т.п. А бухгалтерия контролирует и проводит документы. Это сложно организовать. Но вполне возможно.

 

Чара, к сожалению не все так просто. Я уже несколько недель жалуюсь начальнику на то, что объем работы очень большой и мне нужен помощник.

В ответ он сказал следующее: я могу взять тебе помощника, но твой оклад вынужден буду разделить на вас двоих.

Сами понимаете, меня это не устраивает.

В общем ищу какой-нибудь другой вариант, раз в помощнике мне отказали таким изощренным способом.

Ответственность и так у нас разделена - кладовщики вводят информацию самостоятельно (слава Богу), а на мне все остальное.

Самое тяжелое это топливные счета - за день может поступать до 40 и больше чеков. В месяц - ну это просто кошмар..

 

Совершенно верно разделить мемориальные ордера по зонам ответственности. А бухгалтерия должна уже сводить ордера и расчитывать налогооблагаемую базу. Конфликты неизбежны, но бухгалтер должен проявлять жесткость в таких вопросах.

 

40 чеков в день - это для вас много??????

 

Вы что, до сих пор закупаете топливо по чекам, через наличку?

Посоветую перевести предприятие на закупки через систему топливных карт.

В компании Петрол Плюс Регион с которой работает предприятие подруги, в бухгалтерию фирмы-партнера предоставляется ежемесячная отчетность. В значительной мере становится удобнее работать.

 

Георгий, спасибо за совет. Впринципе, абсолютно верное решение ввести зональное разделение работы. Постараюсь объяснить это руководителю.

Чара, 40 чеков - это ерунда. Проблема в том, что это только топливные чеки. Вместе с остальными задачами количество возрастает в разы..

Маrry, да, мы работаем по чекам до сих пор. Про топливные карты слышала что такое есть, но никогда не сталкивалась.

А чем эти карты могут облегчить мне работу?

 

Насколько я в курсе, фирма Петрол Плюс предоставляет накладные, счет фактуру, и еще целый перечень документов. Все даже не знаю, только со слов подруги.

Можете в поисковике найти их сайт.

 

Как правило, те, кто работает с картами, проводят приход топлива по карте раз в месяц (когда получают накладную от продавца топлива, в которой указан номер карты, дата и время заправки, количество топлива, цена и пр.) - одной суммой по каждой карте.

И списание проводится раз в месяц по отчету о расходе топлива (в разрезе машин), причем целесообразно заставить начальника транспортного цеха этот отчет рисовать и ответственность за соответствие этих отчетов данным путевых листов на того же начальника транспортного цеха повесить. Чеки отсутствуют как класс (для контроля и устрашения можно заставить водил эти чеки собирать и приносить, но для отражения данных в бухгалтерской программе они не нужны).

Вот и все заморочки.

И, кстати, от продавца топлива вы еще получите счет-фактуру, по которому можно предъявить к вычету НДС, что выгодно отличает данную схему от приобретения топлива за наличку.

Недостатком является отсутствие оперативных данных по топливу в бухгалтерской программе (данные опаздывают на месяц). Но эти оперативные данные, опять же, может вести начальник транспортного цеха, если они ему нужны.

 

Чара, Marry - спасибо вам огромное, разъянили все очень доходчиво и терпеливо.

Я еще в яндексе информацию по этим картам нашла.

В общем, поговорю с руководителем обо всем этом, надеюсь что ему хватит здравого смысла прислушаться ко всем аргументам.

 

kuklamukla

Я конечно может быть чего-то и не до понимаю во всех хитросплетениях ваших бухгалтерских заморочек, но некоторые знакомые частные предприниматели с небольшой численностью штата вообще умудряются обходиться без бухгалтера как такового, формируя и сдавая всю отчетность в контр. органы напрямую через интернет. Экономия на услугах бухгалтера таким образом у них выходит более чем внушительная.

Они что-то говорили про программу или сайт "Мое дело". Может быть вы что-то слышали о ней? Если с помощью этого сервиса они могут организовать весь бух. учет вообще без бухгалтера, наверняка она чем-то сможет помочь и вам..

 

Эта кукла Мукла большая бездельница. Начальник правильно сказал, набирай себе сколько угодно помощников.

Я обучал тёток работе 1С. Измучался. Тупущие, бегают к начальнику, жалуются - я заставляю писать 12,34 они привыкли 12-34. Компьютер не понимает, естественно.

Одним словом, не работники это - чай пьют, сплетничают да сикать бегают. Изробленные все.

 

у меня чувство что вы все это целиком списывали с коллектива, в котором я работал одно время....был вынужден )

 

Кстати, я знакома с этим сервисом. Знакомая у меня ИП, сама по себе, без офиса и сотрудников. Там все и ведет. В принципе, наверно, это не сложно, тем более если учесть, что у нее никаких бухгалтерских навыков нет.

 

Значит Вы видели, как дискету забивают ударом кулака в дисковод. Она так не лезет, перевернула - всё равно не лезет.

Потом, вытаскивал дискету плоскогубцами.

 

Speculant, и как работает, все отчеты правильно формирует? Просто знакомая тоже говорила про него, вот думал тоже переходить!

 

Подруга моя ведёт бизнес с помощью онлайн-сервиса "Моё дело": там все расчёты ведутся и формируются автоматически, платёжки, налоги, взносы - всё чётко, правильно и вовремя, тебе остается только отправить их по назначению.

 

Напишите пошаговую инструкцию для себя, введите хронометраж и вы поймете, что у вас уйма свободного времени!

А у меня друг с помощью " Моего дела" вел бухгалтерию, так после квартального отчета и уплаты гигантских налогов пришлось закрывать бизнес! Теперь пользуется только бухгалтерскими конторами!

 

Про мое дело слышала, наверное на нем и остановлюсь. А сколько там плата за пол года например? Насколько оправдана работа с данным сервисом при ИП без сотрудников?

 

топливные карты вам в помощь.. ежедневная онлайн отчетность в "личку" и почту, "бумажки" для налоговых и т.п. с курьером лично в руки. плюс вычеты с топлива и некоторых категорий автотоваров. Мы пользуемся "магистраль-карт". это ТНК-BP. Все прилично, сервис, обслуживание, сам бензин...